– Convocatoria Cerrada –

Varios puestos

Nombre de la organización: Neighborhood Legal Services

Cargos: Coordinador de Contabilidad / Puesto de Instalaciones y Mantenimiento

Salario: Según experiencia

Ubicación: Pittsburgh, PA, 15222

Nombre de contacto: Aurora Pinto

Teléfono de contacto: (412)212-6311

Correo electrónico de contacto: jobs@phdcincubator.org

 

Coordinador de Contabilidad

Título del puesto: Coordinador de Contabilidad

Reporta a: Gerente de Contabilidad

El Coordinador de Contabilidad es una parte vital del equipo fiscal de Neighborhood Legal Services. El Coordinador de Contabilidad apoya las actividades financieras diarias. El puesto exige confidencialidad, cumplimiento de los plazos, gran capacidad de comunicación y precisión en las entradas numéricas. El Coordinador de Contabilidad demostrará: iniciativa en los esfuerzos de reducción de costes; fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo; y una excepcional atención al detalle.

Este puesto se desempeña in situ en la oficina de Pittsburgh un mínimo de 3 días a la semana.

FUNCIONES/RESPONSABILIDADES:

  • Apoyar el procesamiento de nóminas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
  • Responsable de preparar, coordinar, revisar y procesar las entradas y salidas de efectivo.
  • Responsable de codificar con precisión las facturas y las solicitudes de cheques para su pago, imprimir los cheques, prepararlos para su envío y anularlos cuando sea necesario.
  • Revisar y confirmar la conformidad de la documentación presentada para los estados de cheques/gastos.
  • Procesar el pago de historias clínicas mediante tarjeta de crédito para CIOX, VERISMA & MRO y otros proveedores, según sea necesario.
  • Preparar los depósitos bancarios y  de ser necesario, depositarlos físicamente en el banco correspondiente.
  • Contabilizar los depósitos bancarios en NetSuite a través de las cuentas apropiadas del Libro Mayor.
  • Responsable del mantenimiento y la elaboración de informes sindicales para el ICLAW nacional
  • Responsable del mantenimiento y la producción de informes ALERUS 403B, incluida la carga de las contribuciones 403b de los empleados  en el sitio web de ALERUS.
  • Preparar el informe trimestral de centros de trabajo múltiples (todas las oficinas) para el Departamento de Trabajo – 15 de abril/15 de julio/15 de oct. 15/ene.
  • Preparar los formularios de impuestos 1099-Misc./1099-NEC de fin de año utilizando el sistema de contabilidad NetSuite.
  • Mantener los datos de pago de FSA-HRA en colaboración con el proveedor médico.
  • Mantener y archivar toda la documentación de apoyo relacionada con la contabilidad
  • Responsable de mantener y pedir todo el material de oficina
  • Resolver desacuerdos con los proveedores
  • Introducir el uso mensual de los servicios públicos y los datos financieros (Duquesne Light, Peoples Gas y PWSA) en Energy Star (iniciativa de ahorro de costos).
  • Certificar que las horas de los becarios están confirmadas y son exactas en Legal Server antes de procesar las nóminas.
  • Conciliar todos los recibos de AMEX con los extractos mensuales de AMEX; escanear al archivo de AMEX.
  • Recopilar los formularios mensuales de uso de la línea de idiomas de los empleados para respaldar la factura de la línea de idiomas
  • Proporcionar todos los recursos y documentación de apoyo para la auditoría anual.
  • Contribuir a las iniciativas del departamento de contabilidad y buscar formas de mejorar y/o agilizar los procesos.
  • Realizar todas las demás tareas requeridas por el Departamento de Contabilidad.

HABILIDADES/CAPACIDADES REQUERIDAS:

  • Conocimientos de informática/teclado, incluido el dominio de Microsoft Office, Outlook, SharePoint,
  • Capacidad para aprender y navegar con eficacia NetSuite, Paycor, y Sistemas de Servicios Jurídicos
  • Excelentes habilidades telefónicas y de atención al cliente
  • Habilidades básicas de contabilidad;
  • Gran capacidad de organización y gestión del tiempo

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

  • Grado Asociado, certificado comparable, o 3-5 años de experiencia en contabilidad o teneduría de libros.
  • Dominio de los productos de Microsoft Office
  • Se requiere experiencia previa en cuentas por pagar, nóminas y/o compras.
  • Conocimiento de NetSuite, Paycor, Legal Server, y/o SharePoint es un plus
  • Se valorará experiencia en asistencia jurídica sin ánimo de lucro
  • Se requiere documentación de vacunación COVID

REQUISITOS FÍSICOS:

  • Períodos prolongados de estar sentado en un escritorio y trabajar en una computadora.
  • Debe ser capaz de levantar hasta 15 libras a veces.

Puesto De Instalaciones y Mantenimiento 

Neighborhood Legal Services es una firma de abogados sin fines lucrativos situada en el distrito cultural del centro de Pittsburgh. Nuestra misión es luchar por la justicia para nuestros clientes de bajos ingresos y observar -¡venga para que sea parte de la solución! Trabajo exigente en un ambiente de apoyo y colaboración. El empleado de instalaciones/mantenimiento se encargará del mantenimiento general y de la conservación del edificio para la oficina de Pittsburgh en Penn Ave. Este papel de un técnico de mantenimiento dedicado llevará a cabo el mantenimiento general y trabajos de reparación en nuestra Oficina de Pittsburgh a través de las instalaciones y equipos.

DEBERES/RESPONSABILIDADES

  • Realizar tareas de mantenimiento general y reparaciones básicas.
  • Mantener los suministros de los aseos y las fuentes de agua.
  • Mantener el inventario de suministros de oficina y entregar suministros a los distintos departamentos y al personal de los tribunales según se solicite.
  • Preparar las oficinas para un nuevo ocupante, incluyendo la limpieza, la pintura y el material de oficina.
  • Reubicar y/o almacenar el equipo y el mobiliario de oficina.
  • Archivar o sacar un archivo «muerto» según se solicite.
  • Inspeccionar de forma proactiva las instalaciones y los equipos para garantizar un funcionamiento óptimo; alertar a la dirección de los problemas o las necesidades de reparación de las instalaciones.
  • Realizar tareas de mantenimiento preventivo en todo el edificio.
  • Garantizar que la entrada del edificio esté libre de peligros: hojas, nieve, hielo, etc.
  • Solucionar y reparar problemas estructurales menores (como suelos, fregaderos, paredes y problemas menores de fontanería).
  • Coordinar con los proveedores las inspecciones y reparaciones in situ.
    • (HVAC, ascensores, etc.)
  • Apoyar una cultura de seguridad y colaborar con el personal en las solicitudes de servicio.
  • Mantener registros precisos de las solicitudes de mantenimiento.
  • Otras tareas que se soliciten.

HABILIDADES/CAPACIDADES REQUERIDAS:

  • Conocimientos básicos de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, fontanería y electricidad;
  • Experiencia en el uso de herramientas manuales y eléctricas;
  • Experiencia en pintura;
  • Gran capacidad de resolución de problemas;
  • Gran capacidad de comunicación.
  • Habilidades informáticas básicas para comunicaciones entre oficinas y mantenimiento de registros.
  • Capacidad para viajar a oficinas externas cuando sea necesario, condados de Beaver, Butler y Lawrence.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

  • Diploma de escuela secundaria o GED; se prefiere 1 + años de mantenimiento, construcción, fontanería, electricista o experiencia.
  • ¡Experiencia en pintura es una ventaja!

REQUISITOS FÍSICOS:

  • Debe ser capaz de levantar hasta 20 libras a veces.
  • Mover artículos pesados en una carretilla.
  • Capacidad de realizar tareas manuales.
  • Debe ser capaz de moverse alrededor de los espacios del edificio para realizar inspecciones y reparaciones menores.

HORARIO DE TRABAJO:

  • Puesto a tiempo parcial de 15 a 20 horas semanales.
  • Reembolso de transporte

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