Coordenador/a Administrativo/a (Integral, sem isenção) Abril de 2025
Nome da Empresa: Global Links
Cargo: Coordenadora Administrativa (Integral, sem isenção)
Salário: $19 a $21/hora, mais folgas remuneradas e um pacote de benefícios competitivo.
Idioma: Inglês
Tipo de Vaga: Integral
Nome do Contato: Aurora Pinto
Telefone para Contato: (412) 212-6311
E-mail para Contato: jobs@phdcincubator.org
Resumo da Organização:
A Global Links é uma organização de assistência médica e desenvolvimento dedicada a apoiar iniciativas de melhoria da saúde em comunidades carentes e a promover a gestão ambiental no sistema de saúde dos EUA.
Acreditamos que todas as pessoas têm valor e merecem ser incluídas igualmente. Acreditamos que todos são nossos vizinhos e nos dedicamos a ajudar todos a viver com dignidade, independência, mobilidade e boa saúde. A Global Links é uma provedora de oportunidades iguais e busca ativamente candidatos diversos.
Resumo da Vaga:
As responsabilidades desta vaga são divididas em dois departamentos: 80% de trabalho administrativo geral e 20% de suporte ao desenvolvimento.
O Coordenador Administrativo desempenhará diversas funções administrativas e fornecerá suporte técnico e administrativo básico para as funções diárias da organização. As responsabilidades incluem agendar e coordenar reuniões e atividades (internas e externas); preparar materiais para novos funcionários; manter os bancos de dados e arquivos da organização; gerar apresentações, pesquisas e atas de reuniões; trabalhar em projetos especiais; e apoiar iniciativas de arrecadação de fundos e comunicação por meio do Google Suite, Salesforce e outros programas, conforme necessário. Esta vaga oferece oportunidades de desenvolvimento profissional dentro da organização. Reporta-se ao Chefe de Gabinete.
Deveres e Responsabilidades:
- Suporte administrativo às iniciativas de gestão e desenvolvimento da Global Links
- Gerenciar as agendas do Diretor Executivo e do Chefe de Gabinete
- Lidar com todas as consultas telefônicas, e-mails e visitas gerais, encaminhando-os aos funcionários responsáveis
- Classificar a correspondência recebida e preparar a correspondência enviada
- Coordenar e apoiar a comunicação e as reuniões com o Conselho de Administração
- Manter e atualizar os documentos organizacionais, incluindo os arquivos do Conselho
- Manter um inventário dos materiais e equipamentos de escritório de acordo com nossas diretrizes ambientais e orçamentárias
- Preparar e facilitar as orientações dos funcionários sobre todos os assuntos relacionados ao escritório (pacote de boas-vindas, configuração de e-mail/computador/Salesforce/Google/telefone, etc.)
- Escrever correspondências e relatórios para a alta gerência
- Gerenciar reuniões e pequenos eventos (agendamento, organização, planejamento, convites, etc.)
- Entrada de dados e gerenciamento de contatos (remoção de entradas duplicadas, inserção de notas pós-evento, atualização de contatos, etc.)
- Gerenciar programas de software/tecnologia (licenças e contas de usuário)
- Fornecer suporte técnico básico
- Outras tarefas, conforme necessário
Habilidades e competências necessárias:
- Sólido conhecimento da missão e dos programas da Global Links
- Experiência em suporte administrativo/de escritório e/ou atendimento ao cliente
- Fortes habilidades de organização e comunicação, tanto escritas quanto orais, e fluência em inglês escrito e falado
- Orientado a detalhes
- Automotivado e bom companheiro de equipe
- Capacidade de priorizar em um ambiente de ritmo acelerado
- Proficiência ou disposição para priorizar o aprendizado do Google Apps e do Salesforce
- Capacidade de levantar até 7 kg e disposição para realizar trabalhos manuais (levantar caixas, etc.)
- Flexibilidade, adaptabilidade e habilidades de resolução de problemas
Habilidades e competências desejadas:
- Experiência com Salesforce ou outro software de gestão de relacionamento com o cliente
- Experiência com aplicativos Microsoft e Google
Remuneração:
$19-21/hora, mais folgas remuneradas e um pacote de benefícios competitivo.