Nombre de la empresa: Global Links
Puesto: Coordinador/a Administrativo/a (Tiempo completo, no exento/a)
Salario: $19-$21/hora, más tiempo libre remunerado y un paquete de beneficios competitivo
Idioma: Inglés
Tipo de puesto: Tiempo completo
Nombre del contacto: Aurora Pinto
Teléfono de contacto: (412) 212-6311
Correo electrónico de contacto: jobs@phdcincubator.org
Resumen de la organización:
Global Links es una organización de ayuda médica y desarrollo dedicada a apoyar iniciativas de mejora de la salud en comunidades de bajos recursos y a promover la gestión ambiental en el sistema de salud estadounidense.
Creemos que todas las personas tienen valor y merecen ser incluidas por igual. Creemos que todos son nuestros vecinos y nos dedicamos a ayudar a todas las personas a vivir con dignidad, independencia, movilidad y buena salud. Global Links ofrece igualdad de oportunidades y busca activamente candidatos diversos.
Resumen del puesto:
Las responsabilidades de este puesto se dividen en dos departamentos: 80 % de trabajo administrativo general y 20 % de apoyo al desarrollo.
El/La Coordinador/a Administrativo/a realizará diversas tareas administrativas y brindará apoyo técnico y administrativo básico para las funciones diarias de la organización. Sus funciones incluyen programar y coordinar reuniones y actividades (internas y externas); preparar materiales para los nuevos empleados; mantener actualizadas las bases de datos y archivos de la organización; generar presentaciones, encuestas y actas de reuniones; trabajar en proyectos especiales; y apoyar las iniciativas de recaudación de fondos y comunicación mediante Google Suite, Salesforce y otros programas, según sea necesario. Este puesto ofrece oportunidades de desarrollo profesional dentro de la organización. Reporta al Jefe de Personal.
Funciones y responsabilidades:
- Apoyo administrativo a las iniciativas de gestión y desarrollo de Global Links
- Gestionar los horarios del Director Ejecutivo y el Jefe de Personal
- Atender todas las consultas generales telefónicas, correos electrónicos y visitas, y derivarlas al personal correspondiente
- Clasificar el correo entrante y preparar el correo saliente
- Coordinar y apoyar la comunicación y las reuniones con la Junta Directiva
- Mantener y actualizar los documentos organizativos, incluidos los archivos de la Junta Directiva
- Mantener el inventario de suministros y equipos de oficina de acuerdo con nuestras directrices ambientales y presupuestarias
- Preparar y facilitar la orientación del personal sobre todo lo relacionado con la oficina (paquete de bienvenida, configuración de correo electrónico/computadora/Salesforce/
Google/teléfono, etc.)
- Redactar correspondencia e informes para la alta gerencia
- Gestión de reuniones y pequeños eventos (programación, organización, planificación, invitaciones, etc.)
- Entrada de datos y gestión de contactos (eliminación de entradas duplicadas, introducción de notas posteriores al evento, actualizar contactos, etc.)
- Administrar programas de software/tecnología (licencias y cuentas de usuario)
- Brindar soporte técnico básico
- Otras tareas según sea necesario
Habilidades y capacidades requeridas:
- Sólido conocimiento de la misión y los programas de Global Links
- Experiencia en soporte administrativo/de oficina y/o atención al cliente
- Sólidas habilidades organizativas y de comunicación, tanto escritas como orales, y fluidez en inglés escrito y hablado
- Orientado al detalle
- Persona con motivación propia y capacidad para trabajar bien en equipo
- Capacidad para priorizar en un entorno dinámico
- Dominio o disposición para priorizar el aprendizaje de Google Apps y Salesforce
- Capacidad para levantar hasta 7 kg y disposición para realizar algunos trabajos manuales (levantar cajas, etc.)
- Flexibilidad, adaptabilidad y capacidad para resolver problemas
Habilidades y capacidades preferidas:
- Experiencia con Salesforce u otro software de gestión de relaciones con clientes
- Experiencia con aplicaciones de Microsoft y Google
Remuneración:
$19-21/hora más tiempo libre remunerado y un paquete de beneficios competitivo.